Durieux

Planningstool voor dak- en gevelspecialist Durieux

Case

Planningstool voor dak- en gevelspecialist Durieux

Uitdaging

Dak- en gevelspecialist Durieux deed de planning van de teams op traditionele manier met een groot bord in het magazijn. Door de planning op deze manier te doen werd het moeilijk om in de toekomst te plannen. Zeker wanneer het bedrijf een stevige groeifase doorging, werd duidelijk dat de huidige manier van plannen niet meer haalbaar was.

De uitdaging was voor Bird Larsen om een efficiënte planningstool te creëren waarbij de zaakvoerders een mooi overzicht hebben op de planning van alle projecten per team. Er moeten dus teams kunnen gemaakt worden die uit verschillende medewerkers bestaan zoals teamleader, meestergast en nog andere types. Deze teams moeten aan een deal kunnen toegewezen worden. Voor de werken van start gaan moeten nog een aantal zaken in orde gebracht worden zoals vergunningen of stellingen. Dit soort zaken moesten ook opgenomen worden in de planning tool zodat alles rond het project mooi gecentraliseerd kan gebeuren.

Contact

Oplossing

We ontwikkelden een eigen planning tool voor Durieux met de volgende functionaliteiten. Toevoegen van werknemers en onderaannemers. Aanmaken van teams met de nodige verantwoordelijkheden binnen het team. Daarnaast halen we alle deals uit Teamleader door middel van een API. Hierdoor kunnen we de verdere opvolging en planning in onze eigen tool op een gestructureerde manier afhandelen. De kers op de taart is een overzichtelijke agenda per team zodat het vooruit plannen van projecten vlot kan verlopen.

Om de deals van Teamleader binnen te halen in onze tool, legden we een connectie met Teamleader waarbij we alle informatie rond een deal gaan opslaan in onze database. Informatie zoals werfadres, referentienummer, klantgegevens en eventuele documenten komen mooi binnen in onze tool. Hiermee kunnen de zaakvoerders aan de slag om de planning van het project op te maken en de nodige teams aan dit project toe te wijzen. Elk teamlid krijgt dan in zijn individuele agenda de deals te zien waar hij/zij werd aan toegewezen. Zaken zoals vergunningen en de nodige stellingen worden bijgehouden op dealniveau, waardoor we nog een stap verder kunnen gaan dan de functionaliteiten die in Teamleader zitten. We houden per project overzicht in de verschillende fases waar het project zich in begeeft. Zo kunnen de zaakvoerders onmiddellijk zien welke projecten bezig zijn en welke op het punt staan van af te ronden.

Een groot onderdeel van de oplossing is dat we het communicatie verkeer automatiseren. Dit gaat van mails naar het onthaal om de vergunningen te regelen, tot herinneringen naar de klanten dat we werken zullen opgestart worden. Tevens zitten er ook reminders naar de projectverantwoordelijken en naar de dienst bestellingen om de materialen te bestellen die nodig zijn voor de werken.

Impact

Het resultaat is dat de grote administratieve last die gepaard gaat met planning en communicatie voor dak- en gevelwerken enorm gereduceerd is. Hierdoor kunnen de zaakvoerders zich terug op de kern van de zaak focussen, het leiden van het bedrijf. Doordat een groot aantal communicatie emails geautomatiseerd zijn, blijft de inbox van de zaakvoerders gespaard.

Doordat we de connectie met Teamleader leggen, vermijden we dubbel werk en zorgen we ervoor dat de processen gestroomlijnd blijven lopen. Een ander enorm voordeel dat Durieux nu geniet is dat er makkelijk met de planning kan geschoven worden. Aangezien het weer een grote factor is op uitstel of verschuivingen van de agenda, moest de agenda enorm flexibel opgesteld worden. Met het eenvoudig schuiven van agenda events kan de planning heel makkelijk aangepast worden en daarbij wordt iedereen opnieuw op de hoogte gebracht van dergelijke veranderingen. Automatisatie zorgt voor rust in het hoofd van de zaakvoerders en zorgt ervoor dat iedereen ten allen tijde op de hoogte is van de planning.